TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT CHARGE DE LA CONCEPTION D’UN SITE WEB DYNAMIQUE DE L’AGENCE DE REGULATION ET DE CONTROLE DES ASSURANCES « ARCA ».

1. Contexte et justification.
L’Agence de Régulation et de Contrôle des Assurances, « ARCA», est un établissement public à caractère administratif qui est régi par Décret N°100/181 du 11 Août 2014 portant Missions, Réorganisation et Fonctionnement de l’Agence de Régulation et de Contrôle des Assurances. C’est une administration personnalisée placée sous la tutelle du Ministère ayant en charge les assurances dans ses attributions et est sous le contrôle d’une Commission de Supervision et de Régulation des Assurances.
Dans le cadre de la mise en œuvre de son programme d’opérationnalisation et dans le but de promouvoir le secteur des assurances, le Gouvernement du Burundi avec l’appui technique et financier de la Banque Mondiale, a entrepris des réformes visant à redynamiser l’Agence. C’est ainsi que l’ARCA s’est dotée d’un personnel technique et administratif depuis le mois de mars 2013.
Des réformes visant également la mise en place d’un environnement juridique adapté ont été opérées ; notamment l’adoption d’un code des assurances du Burundi et le plan comptable des assurances du Burundi.

2. Missions et Organisation de l’ARCA.

a. Sur le plan général, l’ARCA a pour missions :
 d’assurer la surveillance du marché et la promotion de l’industrie des assurances ;
 de contrôler l’application de la réglementation des assurances ;
 d’assurer la protection de l’épargne collective et le contrôle des placements ;
 de jouer auprès du Gouvernement le rôle d’expert et de conseil en matière d’assurances.
b. Sur le plan spécifique, l’ARCA a pour missions :
 de délivrer et supprimer, le cas échéant, les agréments administratifs des sociétés d’assurances ;
 d’effectuer le contrôle sur pièces et sur place des sociétés d’assurances ;
 de s’assurer que les compagnies d’assurances tiennent leurs engagements vis-à-vis des assurés ;
 de s’assurer que les engagements réglementés sont bien calculés et les placements bien effectués ;
 de contrôler la solvabilité des compagnies d’assurances et de mettre en œuvre, le cas échéant, des mesures de redressement qui s’imposent ;
 de délivrer et supprimer l’autorisation d’exercice aux courtiers et sociétés de courtages d‘assurances ;
 de viser les contrats, les tarifs et les documents commerciaux destinés au public ;
 de viser les traités de nomination des agents généraux d’assurance ;
 de délivrer les cartes professionnelles aux intermédiaires et mandataires des sociétés d’assurances ;
 de fixer les taux maxima et minima des rémunérations des courtiers et sociétés de courtage ;
 d’instruire les litiges nés entre assureurs d’une part, et entre assureurs, assurés et bénéficiaires, d’autre part ;
 de contrôler les experts techniques chargés de l’évaluation des dommages matériels ;
 d’appuyer toute initiative visant la formation et le renforcement des capacités des acteurs du secteur des assurances ;
 d’assurer la surveillance complémentaire des sociétés d’assurances faisant partie d’un groupe d’assurances ;
 de transmettre au Ministre en charge des assurances le rapport du marché des assurances et le rapport d’activités de l’Agence.
c. L’ARCA est organisée en deux structures :
- La commission de Supervision et de Régulation des Assurances qui est composé de 7 membres ;
- Le Secrétariat Général, à la tête duquel se trouve le Secrétaire Général qui est chargé de la gestion quotidienne de l’Agence. Il est composé de 4 organes suivants : (i) la cellule des affaires juridiques, de la Réglementation, des études et des agréments (ii) la cellule d’inspection (iii) la cellule des statistiques et des analyses économiques (iv) le service administratif et financier.

3. Objectifs de la consultation.
L’objectif de la consultation est d’utiliser les technologies de l’information et de la communication pour informer davantage le public sur les assurances du Burundi. Il s’agit notamment de confier à un expert des travaux de conception et de configuration du site web de l’ARCA qui sera un support d’information sur le secteur des assurances du Burundi.

Aussi, ce site permettra d’établir des partenariats avec les autres autorités de régulation des assurances des pays membres de la Communauté Est Africaine (CEA) ainsi qu’avec les autres organismes régionaux et internationaux impliqués dans le développement de l’industrie des assurances .

4. Activités à réaliser.

Phase 1 : Solutions proposées du site web
- Elaboration et présentation générale de la maquette du site web ;
- Collecter les informations nécessaires auprès de la commission de l’ARCA chargée de suivre la conception du site web ;
- Elaborer une charte graphique et le plan du site web ;
- Proposer une liste de providers internet locaux (avec informations à l’appui), capables d’héberger le site web de façon honnête et optimale.

Phase 2 : Développement du site web

Au cours de cette phase, le Consultant devra mettre en œuvre les principaux axes de développement du site web en prenant en compte des ressources matérielles et logicielles disponibles et, en utilisant la technologie la plus adaptée.

Le Consultant devra réaliser les actions suivantes :
 L’insertion du logo ;
 La définition des couleurs, et le choix des caractères et polices du site web ;
 L’insertion de graphiques et de textes ;
 Archivage systématique et chronologique des informations sur le site web ;
 Affichage en trois colonnes ;
 Disposition cohérente des informations sur le site (images + commentaires correspondants) ;
 Application en ligne générant automatiquement des pages du site web sans avoir de connaissances poussées sur la création de site Internet
Après validation par la commission de l’ARCA et l’approbation par le Secrétaire Général de l’ARCA du nom du domaine et web mails, le Consultant assurera l’installation définitive du site web chez un Hébergeur choisi par l’ARCA.
En ce qui concerne les technologies utilisées, le Consultant devra s’engager à utiliser les outils et les technologies les plus performants utilisés pour ce genre de prestations :
- Technologies pouvant fluidifier les informations ;
- Système permettant un chargement des informations en format très léger ;
- Installation du PDF Creator ;
- Chargement d’images et vidéos ;
- Système de dépôt des plaintes et des offres en ligne
- Traitement d’images : Fourniture du logiciel Macromedia Fireworks / Photo Shop
- Etc.
En ce qui concerne la façon dont le site web se présentera, il faut noter que la page d’accueil doit faire l’objet d’une présentation très attractive et particulièrement soignée avec le logo de l’ARCA. Elle devra disposer d’un espace dynamique qui affichera les actualités, les alertes, etc, et inclura comme chaque page du site, des possibilités d’accès direct aux pages suivantes.
Le Consultant devra également prévoir un moteur de recherche accessible sur toutes les pages du site, une rubrique de contacts indiquant les coordonnées et les liens utiles ainsi que l’accès aux réseaux sociaux.
Phase 3 : Formation à la gestion et mise à jour du site web.
Au terme de l’élaboration et la mise en ligne du site web, le Consultant aura à assurer la formation de quatre membres du staff de l’ARCA en vue de la gestion et la mise à jour régulière du site web. L’objectif de la formation est que ces personnes deviennent autonomes pour la gestion du site web.
La formation sera assurée dans les locaux de l’ARCA pour une durée d’une semaine. Une assistance technique pendant une période de six mois sera assurée et des demandes d’interventions pourront éventuellement être effectuées.
Cette formation prendra en compte l’utilisation optimale de l’outil, permettra l’administration du site web au point de vue technique et éditorial. Au bout de la formation, les personnes formées seront à mesure de mettre à jour le contenu du site, et éventuellement de faire la maintenance et la création d’un site web, de créer et supprimer les mails professionnels.

5. Résultants attendus.

 Un site Web bien réalisé et fonctionnel dans les deux langues (Français et Anglais); qui répond aux normes et est consultable en ligne ;
 Il doit être hébergé dans une société sécurisée et honnête ;
 L’initiation de deux membres du personnel à l’administration, la maintenance et la mise à jour des données sur le site et à la création des mails professionnels ;
 Le site doit équiper d’un système de feedback en ligne et en temps réel permettant d’éditer la fréquentation du site par le public ;
 Une version électronique (un CD) comprenant tout le développement du site afin de parier aux risques de suppression du site.

6. Profil du Consultant.

Le consultant recherché est un expert ayant des compétences confirmées dans les applications web dynamiques et des solutions informatiques de gestion des sites. Les qualifications minimales recherchées sont les suivantes :
 Titulaire d’un diplôme d’Ingénieur (bac + 4) dans le domaine des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) ou tout autre domaine lié aux TIC;
 Expérience d’au moins 3 ans dans les missions similaires (développement des applications Web, développement informatique, en infographie, avoir réalisé un minimum de 4 projets de développement web et présenter des attestations de bonne fin ou de services rendus) ;
 Connaissance courante du français et de l’anglais.

7. Durée et lieu de la mission.

La durée prévue pour la réalisation du site web est estimée à un total maximal de 15 jours ouvrables, à compter de la date de signature du contrat.

La mission se déroulera principalement dans les locaux de l’Agence de Régulation et de Contrôle des Assurances (ARCA) sous la supervision de la commission de l’ARCA.

8. Livrables.

Au terme de la prestation, le consultant devra fournir :
 Sur CD Rom, le site web et les modèles de conception de pages supplémentaires,
 Les images, graphismes et icônes utilisés
 Les paramétrages techniques (login, mot de passe, URL, configuration des applications, etc.) de mise en ligne des pages et autres éléments du site web
 Les adresses professionnelles pour les cadres de l’ARCA
 Le rapport général de la conception du site web en copie papier et sur support électronique
 Tout document nécessaire pour la prise en main du site web.

9. Mode de Sélection.

Le Consultant sera sélectionné par Cotation fondée sur la qualification des consultants et en fonction des critères exigés dans les présents termes de référence.

10. Financement.

Subsides de l’ARCA

11. Présentation et dépôt des offres.

Les personnes intéressées par cette mission sont priées d’adresser leur dossier complet comprenant un curriculum vitae à jour, les copies des diplômes obtenus ainsi que leurs offres techniques et financières dans deux enveloppes fermées et séparées, le tout mis dans une seule grande enveloppe A3 portant mention « Offre pour le recrutement d’un consultant chargé de concevoir le site web dynamique de l’Agence de Régulation et de Contrôle des Assurances, ARCA » au point de contact ci-après :

Agence de Régulation et de Contrôle des Assurances,
Chaussée du Prince Louis Rwagasore ;
Immeuble NDAMAMA HOUSE, 4ème étage
BP : 7384 Bujumbura
Tél : (257) 22 27 63 46 ; (257) 22 27 63 47

La date limite de dépôt des offres est fixée au………..2014 (Date à fixer dans la demande de cotation) à 10 H00 (heure locale).